Inventarios (Primera Parte)

En muchos aspectos de nuestras vidas la palabra inventario viene a nuestras mentes con el propósito de ayudar a organizarnos, al momento de un viaje y tener que hacer maletas, en una mudanza, en un almacén de ropa, el inventario de nuestro vehículo al dejarlo en el taller, el inventario de una casa cuando la compramos o rentamos y así muchos aspectos de nuestras vidas necesitan de esta herramienta empresaria que ponemos aquí en Blog-Top.com de manera sencilla y muy practica para que aplique este concepto logístico en su pequeña o muy grande empresa.

¿Quién necesita un inventario?

Todas las organizaciones de una u otra manera necesitan del concepto de inventario ya que todas mantienen uno ya sea formal o informalmente. Los inventarios en una compañía están conformados por sus materias primas, sus productos en proceso, los suministros con que respalda su operación y los productos terminados listos para salir al mercado.

El inventario puede ser tan sencillo como la repisa donde se almacenan los productos de aseo en una oficina que se utilizan en las labores de mantenimiento de esta, o algo más extenso y detallado como una bodega de materias primas o un almacén de subensamblajes que se integran en un proceso de fabricación.

Costos de inventario

Los inventarios ocasionan unos costos asociados con la organización y funcionamiento de estos que se pueden clasificar en:

· Dinero

· Espacio

· Mano de obra en todos los campos del inventario

· Deterioro, obsolescencia y daño

· Robos

Los costos de un inventario son usualmente catalogados como costos de pedidos o como costos de almacenaje.

Propósito de los inventarios

¿Para qué se necesitan los inventarios?

Algunos conceptos de administración moderna y algunos gurus modernos sugieren que no existan inventarios para maximizar utilidades y ahorrarnos los costos que esto implica. Podemos acudir a las teorías de “Just In Time” , justo a tiempo o uno de los logros mayores de Michael Dell en su gigante informatico. Sin embargo no vamos a negar que es una posición ideal y que para nuestras empresas del mundo real tenemos las siguientes razones por las cuales se necesitan los inventarios:

1. Capacidad de predicción: Con el fin de planear la capacidad instalada para la producción y establecer un calendario de entregas de acuerdo a la cantidad de materia prima que disponemos, cuantas piezas y cuantos subensablajes se pueden armar en un determinado tiempo. El inventario debe mantener el equilibrio entre lo que se necesita y lo que se procesa.

2. Fluctuaciones en la demanda: Tener una reserva en un inventario a la mano supone protección ante una solicitud del mercado en un momento dado. Podemos hacer predicciones y tener históricos de consumos, pero aun así debe satisfacerse a tiempo la demanda de los clientes o de la producción. Si tenemos la cadena de suministro investigada y muy bien estudiada, podemos minimizar las sorpresas en las fluctuaciones de la demanda.

3. Inestabilidad del suministro: Cuantas veces nos han dicho “no lo hay pero se lo tengo para…”, un buen inventario se protege de la falta de confiabilidad en los proveedores o cuando escasea en el mercado un producto. En lo posible el proveedor de baja confiabilidad se debe revisar y si no cumple con ciertas condiciones de cumplimiento en tiempo y disponibilidad se debe sacar de nuestra red de aprovisionamiento y reemplazarlo.

4. Protección de precios: Hay momentos en los que las condiciones del mercado o externas como el clima o de orden social que son propicios para comprar inventario y evitar la inflación de costos. No siempre cuando se hace un negocio de compra se acuerda una entrega inmediata. Muchos proveedores dan descuentos cuando se hace un pedido grande que implique una sola operación de entrega ahorrándole costos de entrega en lugar de hacer entregas de una unidad particular de existencias. (Nota: En ingles se usa el acrónimo SKU, formado de las palabras Stockkeeping unit, como término común en el mundo logístico. Por lo general se asigna a un identificador numérico o alfanumérico específico de un artículo especifico).

5. Descuentos por cantidad: Se frecuenta en los mercados hacer descuentos por volúmenes altos en las compras.

6. Menores costos de pedido: La frecuencia de los pedidos es directamente proporcional a los costos de estos.

Tipos de artículos de inventario

Básicamente, los inventarios se dividen en las categorías generales de materias primas, productos terminados y productos en proceso

· Materias Primas: Se utilizan para producir artículos, ensambles o productos terminados

· Productos terminados: Son productos listos para su venta a los clientes. También se utilizan para ajustar la producción a la demanda, predecible o impredecible del mercado.

· Productos en proceso: Son las materias primas en proceso de conversión. Los productos en proceso se deben mantener en el mínimo nivel posible. Estos se acumulan por demoras en el trabajo, generación de cuellos de botella y demoras en la logística de transporte entre operaciones.

Desde el punto de vista funcional tenemos estas otras categorías de inventarios:

· Artículos de consumo: Aquellos que se emplean en muchas operaciones de apoyo al proceso como son: bombillas, lápices, papel para la fotocopiadora etc. Con frecuencia se les considera como materias primas.

· Artículos para servicio, reparación, reemplazo y repuesto: Son artículos de postventa que se utilizan para brindar servicio de reparación ocasionalmente. Este nunca es obsoleto y no deben tratarse como artículos terminados.

· Inventario de seguridad / amortiguación: Puede servir para compensar las incertidumbres de la oferta y la demanda y casos de necesidad de segmentar procesos de manera que puedan funcionar independientemente.

· Inventario de anticipación: Corresponde al que se adquiere en previsión de una temporada que se acerca.

· Inventario en tránsito: Es el que está en camino entre dos puntos, los que están en un canal de distribución hacia o desde donde nos encontramos. Mientras llega el conteo registrara la cantidad que viene en camino como faltante.

Logística de distribución

Entendemos por distribución la “función que permite el traslado de productos y servicios desde su estado final de producción al de adquisición y consumo”, abarcando el conjunto de actividades o flujos necesarios para situar los bienes y servicios producidos a disposición del comprador final (individuos u organizaciones) en las condiciones de lugar, tiempo, forma y cantidad adecuados[1].

Distribución física

Es la parte de la logística, la comercial, que hace referencia al movimiento externo de los productos terminados (o semielaborados para el caso de productos industriales) desde el vendedor (origen) al cliente o comprador (destino), siendo el canal de distribución el que va a permitir tal conexión[2].

Para West[3], la distribución física incluye la planificación y el control del movimiento físico de productos desde la fábrica hasta el consumidor final. La logística incluye la planificación y el control de las relaciones entre la gestión de materias primas y la distribución de producto terminado. Siguiendo esta orientación, parece evidente que el concepto de logística es más amplio que el de distribución física, y esta ultima seria una parte importante de la logística.

Funciones de la distribución física

Entre las funciones que abarca la distribución física tenemos:

Planeación de la demanda: Estimativo de ventas

Procesamiento de pedidos: Incluye todas las actividades relativas a la recepción y tratamiento de órdenes de compra, constituyendo a los software de gestión empresarial una herramienta fundamental para esta etapa.

Gestión de almacén: Es donde se ubican los productos terminados. Se controlan las entradas, salidas de materiales y su conservación.

Fraccionamiento de pedidos: Cuando se soliciten lotes de venta inferiores a los de producción o aprovisionamiento.

Carga y descarga de productos terminados en los vehículos de transporte

Transporte del producto

Gestión de cobros

Servicio posventa

Ciclo de distribución comercial

Figura 1. Ciclo de distribución comercial

Dentro del ciclo de distribución comercial, la operación de Ansus ltda se enmarca en la operación de recibir de unos mayoristas y fabricantes los productos terminados y enviar estos a organizaciones o individuos que en muchos casos son consumidores finales y en otros intermediarios.

Figura 1. 2 Ciclo distribución comercial

El ciclo de distribución comercial, tal como se ve en la Figura 1.2, nos muestra el entorno en el cual se mueven los negocios y todos los actores que entran a ser organizados por la disciplina logística. Es un intermediario que amplifica el dinamismo del mercado, recibiendo los productos y llevándolos en el tiempo adecuado a los consumidores.

Canal de distribución

Un canal de distribución es el camino seguido por un producto o servicio para ir desde la fase de producción a la de adquisición y consumo.

El CAMINO de un canal esta formado por un número variable de organizaciones más o menos autónomas, internas y/o externas a la empresa, que mantienen estructuras, comportamientos y relaciones sociales en general, que dan como resultado la realización, con mayor o menor éxito, de las diversas funciones de distribución. Las organizaciones que forman el canal se denominan intermediarias, siendo empresas de distribución situadas entre el productor y el consumidor final.

Tipos de canales de distribución

En general existen 3 tipos de canales de distribución[4]:

1. Canal de bienes de consumo

Es utilizado para el traslado de productos físicos desde el productor a los consumidores finales, pudiéndose emplear distintas alternativas. Una primera alternativa es la venta directa del fabricante o productor al consumidor, siendo frecuente en algunos productos agrícolas o por parte de empresas como Avon. Una segunda alternativa es vender a través de minoristas, como ocurre normalmente en el sector del automóvil (concesionarios), o en el caso del sector alimentario con la venta a través de grandes superficies, principalmente hipermercados y algunas cadenas de supermercados. Una tercera alternativa es emplear el denominado canal clásico, en el que están presentes instituciones mayoristas y minoristas. Finalmente otra posibilidad es que el contacto entre fabricante y mayorista requiera de la intermediación de los denominados agentes, como ocurre en el caso de los productos de importación, cuya procedencia es muy dispar.

2. Canal industrial o de bienes industriales

En este también se produce traslado de productos físicos, pero con el objeto de que sean incorporados al proceso productivo de otra organización o al desarrollo de tareas industriales. No se actúa, por tanto en el mercado de consumo, sino en el organizacional. Aquí también es posible el desarrollo de varias alternativas. En primer lugar, una venta directa entre el fabricante y el denominado usuario industrial, como ocurre en el caso de la maquinaria pesada, grandes equipos etc. Una segunda posibilidad es que intermedie entre ambas organizaciones un distribuidor, cumpliendo un papel equivalente al de mayorista o minorista en el caso de bienes de consumo. Así, ocurre con productos tales como pintura, pequeñas maquinas, herramientas etc. Finalmente, también el agente puede intervenir poniendo en contacto a oferentes y demandantes, como ocurre para determinados productos agrarios, como el aceite.

3. Canal de servicios

El objeto de la transacción no es un producto físico, sino un servicio (bien intangible). En este caso, los destinatarios del servicio pueden ser los consumidores finales o también los industriales. Suele ser habitual el empleo de canales directos (productor-consumidor o usuario industrial), aunque la importancia de los intermediarios se va acentuando cada vez más. Por ejemplo, las compañías de seguros médicos contratan con clínicas y hospitales la prestación de sus servicios para asegurados. Asimismo, en el sector turístico, los grandes tour operadores utilizan agencias de viaje para hacer llegar su oferta a los usuarios finales. También, en el contexto organizacional, numerosas empresas se han especializado en la prestación de servicios a otras empresas (software informático, mantenimiento y reparación de equipos productivos etc.

[1] J. Lendrevie, D. Lindon y R. Laufer: Mercator: Teoría y práctica del marketing. Tecniban, Madrid, 1976, pag. 261.

[2] M. Santesmases: Términos de marketing. Pirámide, Madrid, 1996, pag. 281.

[3] A. West: Gestión de la distribución comercial. Diaz de Santos, Madrid, 1991, pag.4.

[4] E. Martín: Marketing. Ariel Economía, Barcelona, 1993, págs. 395-397