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El ciclo PHVA Ejemplo de Aplicación de esta Herramienta de Calidad

PHVA

 

El PHVA es una herramienta de planificación y mejora continua propuesta  por Walter Shewhart en los años 30, fue ampliamente presentada por Deming, hoy muchos le atribuyen la creación del PHVA, pero su desarrollo fue hecho por Shewhart, bien conocido por los gráficos de control estadístico de procesos.  La herramienta de calidad se compone de las iniciales de Plan, Do, Check, Action. Respectivamente: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar. A través de la ejecución sistemática de estos cuatro pasos es posible lograr la la mejora continua. Continue reading “El ciclo PHVA Ejemplo de Aplicación de esta Herramienta de Calidad”

Gerencia moderna

 

Sugerimos este ciclo redundante de todas y cada una de las divisiones de apoyo para la gerencia moderna en torno al flujo de trabajo en cualquier organización.

Es un cliclo que todo administrador debe tener en la cabeza y pensar la estrategia sin olvidar ninguno de ellos ya que como en todo ciclo todos necesitar ir al mismo ritmo para poder funcionar, como en un sistema de engranajes… si un piñon no funciona o si no esta bien engrasado, el sistema se puede detener o funcionar con dificultad. 

ciclo gerencia moderna

 Flujo de trabajo

Esta compuesto por:

Procesos: Es la actividad que recibe una entradas, les realiza una actividad especifica, y los convierte en resultados. Viene a nuestra cabeza ese viejo y conocido dibujo en el cual hay una flechas entrando a un cuadro, este cuadro se llama proceso, y flechas saliendo del cuadro diciendo salidas. En ingenieria industrial es muy comun hablar de entradas o materias primas, en el plano editorial hablamos de información y en todos los campos tenemos entradas de todos tipo. Esta actividad especifica es el corazon de toda organización y es su razón de ser y por la cual debe competir para obtener su mayor especialización.

ISO 9000

Es el estandar de calidad más conocido y visto en el blog sistemas de calidad iso-9000 

Logistica de compras y ventas

Es parte importante vital del funcionamiento y nos da la oportunidad de entender el principio y fin de la cadena.

Factor humano

El factor más valioso y de los más dificiles de conseguir. Hay que valorarlo por su caracter de humano y por respeto a la vida. Durante mucho tiempo tenemos empleados a los cuales les enseñamos nuestro negocio, capacitamos y sin darnos cuenta maduran con la empresa. Nadie es imprescindible, dicen por ahi, pero retenerlos es una muy buena experiencia cuando la persona lo amerita. No esperemos a que un empleado nos manifieste que quiera irse para tratar de retenerlo, esto se puede y debe hacer mediante reconocimientos y valorando su trabajo a lo largo de su vida laboral bajo nuestra gerencia.

En el punto de apoyo de factor humano encontramos divisiones como son: La capacitación, las competencias y la promoción.

Manejo de relaciones con el cliente

Sobre todo en esta gran red de redes vemos muy frecuentemente las letras “C.R.M” del inglés Customer, relationship, management. Es lo que años atras veiamos en mercadeo pero mucho mas orientado hacia la información.

En los sistemas de manejo de relaciones con el cliente encontramos tres actividades de apoyo que miran siempre hacia el gran objetivo que es mover el flujo del proceso. Estas tres ramas son: Servicios, Centro de llamadas y la segmentación del mercado.

Toda la información recolectada con estos sistemas ayuda a conocer mejor el clientes, ofrecerles los servicios en los que esta interesado, atender sus llamadas rapidamente y catalogar los clientes de acuerdo a preferencias, regiones, sexo, ingresos entre muchas opciones.

Comercio Electrónico

Pueden ver un blog sobre este tema el cual ha jalonado impresionantemente la forma de hacer negocios en el mundo.

Entre las tareas de apoyo encontramos: Catalogos en línea, logistica y la tienda web.

Es sin duda el integrante de este ciclo más reciente y en la medida en que se entienda y aterrice mejor podemos ahorrar mucho en inversión e ir a la fija para usar este factor de exito que a todos nos involucra dia a dia. Va de la mano con el sistema de manejo de relaciones con el cliente y bien aprovechado abre muchas puertas y afianza los valores de las marcas.

EL CICLO PHVA PLANEAR-HACER-VERIFICAR-ACTUAR

 

 

La utilización continua del PHVA nos brinda una solución que realmente nos permite mantener la competitividad de nuestros productos y servicios, mejorar la calidad, reduce los costos, mejora la productividad, reduce los precios, aumenta la participación de mercado, supervivencia de la empresa, provee nuevos puestos de trabajo, aumenta la rentabilidad de la empresa.

CICLO PHVA

PLANEAR
Es establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización.
1. Identificar servicios
2. Identificar clientes
3. Identificar requerimientos de los clientes (5.2)
4. Trasladar los requerimientos del cliente a especificaciones (7.1)
5. Identificar los pasos claves del proceso (diagrama de flujo) (7.5)
6. Identificar y seleccionar los parámetros de medición (8.1)
7. Determinar la capacidad del proceso (8.2.3, 8.2.4)
8. Identificar con quien compararse (benchmarks) (5.1 de ISO 9004)

HACER
Implementación de los procesos.

Identificar oportunidades de mejora (8.5)

Desarrollo del plan piloto

Implementar las mejoras

VERIFICAR
Realizar el seguimiento y medir los procesos y los productos contra las políticas, los objetivos y los requisitos del producto e informar sobre los resultados.

Evaluar la efectividad (8.2, 8.5.2)

ACTUAR
Tomar acciones para mejorar continuamente el desarrollo de los procesos.
1. Institucionalizar la mejora y-o volver al paso de Hacer (5.6)

APLICANDO EL PHVA EN LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN UNA EMPRESA DE SERVICIOS, TENEMOS:
La definición de la red de procesos, la política de calidad y los objetivos, se define el Representante de Gerencia, y el aseguramiento de los procesos.

En el Hacer se hace la implementación de lo definido en la planeación, es decir, toda la Organización se alinea de acuerdo a las definiciones, se conforman equipos de trabajo para que documenten los procesos con el enfoque de PHVA y con una metodología definida.

En el Verificar, se aplica el subproceso de Revisiones de Gerencia y Auditorias internas de Calidad.

En el Actuar, se aplica el subproceso de Acciones correctivas, preventivas y planes de mejoramiento como consecuencia de unos informes de auditorias, adicionalmente se aplica la metodología para análisis y solución de problemas a aquellos subprocesos que necesitan un mejoramiento continuo para luego incorporarlos en los subprocesos y convertirlos nuevamente como parte del día a día.

No es posible realizar con calidad una actividad, proceso, producto o servicio, si se viola alguno de los pasos del ciclo.

Podría decirse que la metodología PHVA no da lugar a fisuras en cuanto su propósito: se define una meta y dejándose llevar por la sabiduría contenida en cada etapa, se llega a cumplirla quitando del camino los obstáculos (no conformidades) que se interpongan, ya sean humanos, materiales o financieros. Si el objetivo es realista y considera las variables del entorno, entonces siguiendo la estrategia del Ciclo de la Calidad, la probabilidad de éxito es mayor. No debe olvidarse que en cada paso habrá que realizar acciones tácticas y operativas para seguir adelante con dominio.

Sistemas de Calidad ISO 9000

Sistema de Gestión de la Calidad.

Las Normas ISO 9000 toma su nombre de la institución “International Organization for Standardization” organismo mundial líder de la Normalización, el cual hizo posible la aprobación de los textos de las normas que conforman dicha serie.

La serie 9000 se centra en las normas sobre documentación, en particular, en el Manual de la Gestión de la Calidad, con la finalidad de garantizar que existan Sistemas de Gestión de la Calidad apropiados. La elaboración de estos manuales exigen una metodología, conocimientos y criterios organizacionales para recopilar las características del proceso de la empresa.

La aplicación de las Normas de Calidad ISO 9000 constituyen para la industria, una vía de reducir costos y mejorar sus procesos de producción tomando en cuenta que la calidad es un factor clave para la competitiva en cualquier mercado. La persona que se dedique a normalizar debe ser conocedora de esta labor garantizando así la incorporación de un procedimiento que se adapte a la realidad del proceso, que sea útil y de fácil entendimiento.

Cuando las compañías se hagan crecientemente interdependientes a través de las fronteras internacionales, habrá cada vez más presión para garantizar la calidad de los procesos. En tal entorno, existe un conjunto considerable de normas internacionales, y una única organización internacional que realiza el esfuerzo para tratar de promoverlas.

El desarrollo y comercialización de productos no puede seguir siendo considerados en forma local, pues la competencia externa ataca con calidad y costos de nivel internacional, apareciendo entonces la empresa de clase mundial, capaz de competir en cualquier mercado con las mejores de su ramo.

En vista de esta globalización y del conocimiento de que un Sistema de Gestión de la Calidad en funcionamiento crea la base para la toma de decisiones “basadas en el conocimiento”, un optimo entendimiento entre las “partes interesadas” y sobre todo lograr un aumento del éxito de la empresa a través de la disminución de los costos por fallas (costos ocultos) y las pérdidas por roces; las empresas en pro del mejoramiento del desempeño de su organización deben dar comienzo a la Implantación del Sistema de Gestión de la Calidad fundamentándose en: El enfoque al cliente, el liderazgo, la participación del personal, el enfoque basado en los procesos, la gestión basada en sistemas, el mejoramiento continuo, la toma de decisiones basadas en hechos y la relación mutuamente beneficiosa con el proveedor.

Para comenzar con la Implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad es necesario el Análisis de los Procesos de Trabajo; una herramienta útil para tal función es la estructura de los procesos o Mapa de los procesos.

El Mapa de los Procesos de una organización permite considerar la forma en que cada proceso individual se vincula vertical y horizontalmente, sus relaciones y las interacciones dentro de la organización, pero sobre todo también con las partes interesadas fueras de la organización, formando así el proceso general de la empresa.

Esta orientación hacia los procesos exige la subdivisión en procesos individuales teniendo en cuenta las estrategias y objetivos de la organización, la experiencia ha demostrado que es conveniente definir los datos de entrada, parámetros de control y datos de salida.

Una vez definida la estructura de los procesos se procede a documentar el Sistema, Elaborando o mejorando los Procedimiento e Instrucciones; para ello se considera la Estructura de documentación del Sistema de Calidad.



Como lo representa la Pirámide de Documentación, la Implantación del Sistema deGestión de la Calidad se comienza por el 3er. Nivel, la recolección de los planes, instructivos y registros que proporcionan detalles técnicos sobre cómo hacer el trabajo y se registran los resultados, estos representan la base fundamental de la documentación.Posteriormente, se determino la información especificada sobre los procedimientos de cada área de la Gerencia: ¿Quién?, ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿Dónde? y ¿Por qué? efectuar las actividades (2do. Nivel), esto con el fin de generar los Manuales de Procedimientos de cada área.Los procedimientos documentados del sistema de Gestión de la calidad deben formar la documentación básica utilizada para la planificación general y la gestión de las actividades que tienen impacto sobre la calidad, también deben cubrir todos los elementos aplicables de la norma del sistema de gestión de la calidad. Dichos procedimientos deben describir las responsabilidades, autoridades e interrelaciones del personal que gerencia, efectúa y verifica el trabajo que afecta a la calidad, como se deben efectuar las diferentes actividades, la documentación que se debe utilizar y los controles que se deben aplicar.Algunos de los principales objetivos que se persigue con la elaboración de los manuales de procedimientos son:· Comunicar la política de la calidad, los procedimientos y los requisitos de la organización.

  • Entrenar y/o adiestrar a nuevos empleados.
  • Definir responsabilidades y autoridades.
  • Regular y estandarizar las actividades de la Empresa.
  • Facilitar la introducción de un mejor método dando datos completos del método actual.
  • Ayuda a establecer mejores programas de operaciones y de actividades.
  • Suministrar las bases documentales para las auditorias.

Descripcion de cada uno de los apartes de un manual de calidad.

1. Objetivo.

Debe describir de manera clara el “Por que” y el “Que” del procedimiento o la instrucción de trabajo, centrándose en aquellos aspectos que lo hace único. Debe ser entendido y entendible por todos los involucrados en el mismo, como por todos los que manejan el documento.

  1. Alcance.

Debe indicar tanto las áreas como las situaciones donde el procedimiento o la instrucción de trabajo debe ser usado, además de hacer sus excepciones (es decir lo que excluye). Debe ser entendido y entendible tanto por los involucrados en el mismo, como por todos los que manejan el procedimiento o la instrucción de trabajo.

  1. Responsables.

Debe indicarse la(s) posición(es), que tienen la responsabilidad de ejecutar las actividades descritas en el documento y los responsables por que se cumpla el mismo, se deberá mencionar solo cargos y nunca hacer referencia en forma personal.

  1. Condiciones/Normativas.

Normativas: Debe describir las condiciones especificas para el procedimiento o la instrucción de trabajo se pueda ejecutar. Aspectos de seguridad: Muestra los riesgos, las medidas y los implementos de seguridad que se deben considerar para la ejecución del documento.Materiales, Herramientas y equipos.

  1. Descripción de las Actividades.

Describe en forma detallada y en el orden cronológico las actividades que deben llevarse a cabo para el aseguramiento de la calidad de los productos y/o servicios que se esperan obtener.

  1. Flujograma.

Debe indicar de una manera lógica, la secuencia como deben ser ejecutados los pasos, la posición que debe ejecutarlos y los registros que deben elaborarse para el aseguramiento de la calidad, de los productos y/o servicios que se esperan obtener con el procedimiento. Aplica sólo para los procedimientos. Los iconos que se utilizan para la elaboración del flujograma se pueden apreciar a continuación

:

  1. Documentación de Referencia.

Debe mencionar todos aquellos documentos, normas, libros, artículos, etc. que se usaron para elaborar el procedimiento o la instrucción de trabajo, y además los que deben usar durante la ejecución de los pasos. Esta referencia debe indicar tipo, serial, titulo, autor, edición y página sino que debe referirse a como y donde ubicarla. En los casos de difícil acceso a la misma, y que sea necesaria para la realización de algunos de los pasos descritos, debe proveerse una copia de la misma como un anexo del procedimiento.

  1. Registros.

Lista los números y nombres de los formularios, reportes y pantallas asociados al proceso que se utilizan para el monitoreo de las actividades y para la revisión y prueba necesarias para el asesoramiento de la calidad.

  1. Glosario.

Refiere los términos y/o abreviaturas empleadas en el texto del documento.

  1. Anexos.

Refiere el conjunto de documentos asociados al proceso.

Manual de procedimientos

Para elaborar un manual de procedimiento se sigue los siguientes pasos:

1. Inducción por parte de EMPRESA al personal involucrado.

a. El personal involucrado levanta la información, trasladándose hasta el área de trabajo se realizan diferentes entrevistas con los trabajadores para obtener una descripción de las actividades que se desempeñan en la ejecución de cada procedimiento, después se elaboran los borradores siguiendo un lineamiento.

b. La Coordinación recibe los borradores y revisa para emitir según lineamientos observaciones.

c. Realizadas las observaciones, la coordinación codifica el documento, según la Estructura de los Seriales de la Documentación y lo transcribe como “Documento en revisión, sujeto a modificaciones”.

d. La coordinación envía el procedimiento estructurado al usuario para su discusión y aprobación.

e. La Coordinación luego del visto bueno del usuario aprueba, edita y tramita distribuciones a las áreas de interés.

El borrador elaborado sigue la técnica del libreto, que consiste en presentar secuencialmente “quien” hace “que” actividad; básicamente esta técnica que se compone en dos partes:· El actor, nombre del cargo que ocupa la persona.

  • La descripción de la actividad realizada por cada actor, iniciando con un verbo de presente imperativo (Haga, realice, abra, etc.). que indica instrucción.

Una vez elaborados o mejorados los procedimientos e instructivos de trabajo de la empresa, se procede con la Preparación del primer borrador del Manual de la Calidad, para dicha preparación se cuenta con las Normas ISO 9000, 9001 y 9004:2000. Estas normas esquematizan el manual de la siguiente forma:

I. Introducción.

1. Alcance y campo de aplicación.

2. Tabla de contenido.

3. Información Introductoria.

4. Edición Y Fecha Del Manual De La Calidad.

5. Actualización Y Control Del Manual De La Calidad.

II. Política de la Calidad y Objetivos relativos a la Calidad.

1. Política de la Calidad.

2. Di fusión e Implementación de la Política de la Calidad.

3. Objetivos de la Calidad.

III. Descripción de la Organización, Responsabilidad y Autoridad.

1. Descripción de la Organización.

2. Funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad.

3. Responsabilidad y Autoridad.

IV. Sistema de Gestión de la Calidad.

1. Requisitos Generales.

2. Requisitos de Documentación.

V. Responsabilidad de la Dirección.

1. Compromiso de la Dirección.

2. Enfoque al cliente.

3. Política de la Calidad.

4. Planificación.

5. Responsabilidad, Autoridad y Comunicación.

6. Revisión por la Dirección.

VI. Gestión de los Recursos.

1. Provisión de Recursos.

2. Recursos Humanos.

3. Infraestructura.

4. Ambiente de Trabajo.

VII. Realización del Producto.

1. Planificación de la Realización del Producto.

2. Procesos Relacionado con el Cliente.

3. Diseño y Desarrollo.

4. Compras.

5. Producción y Prestación de Servicio.

6. Control de los Dispositivos de Seguimiento y de medición.

VIII. Medición, Análisis y Mejora.

1. Generalidades.

2. Seguimiento y Medición.

3. Control del Producto No Conforme.

4. Análisis de Datos.

5. Mejoras.

IX. Definiciones.

X. Apéndice para soporte de la información.

  • Normas ISO 9001:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.