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Las organizaciones con el tiempo y el exito van acumulando más y más colaboradores en todas sus áreas llegando a niveles como si fuera una piramide que se va engordando en su base de manera desproporcionada. En toda la jerarquia de la organización encontramos lideres que en todo momento ven en la contratación de personal una solución a sus bajos resultados ya sea para vender más, prestar un mejor servicio, ganar un campeonato o simplemente recolectar fondos para una fundación.

Cambian los lideres, estos ejecutivos que van por las empresas dejando sus resultados y tambien este personal que algún día se contrato para algo y quedan establecidos de por vida.

Como resultado de esta explosión de exceso de personal encontramos muchos signos vitales en mal estado entre los cuales se encuentra la pérdida de tiempo que vamos a análizar en este blog.

Pensemos en una empresa en la cual hay 5 personas en un call center atendiendo llamadas de clientes solicitando servicios. Porque 5? hay algún analisis estadistico? no! es que el jefe que habia antes dijo que eran 5. Este departamento tiene una alta rotación en su personal en la que llegan a rotar los 5 en un solo mes y se han buscado las siguientes soluciones:

• Mezclar hombres y mujeres ya que antes habian solo mujeres
• Mejorar ergonomicamente los puestos de trabajo
• Contratar solo hombres
• Capacitar con charlas de motivación, servicio y espiritualidad.
• Se les han dado uniformes más comodos
• Se les han hecho ofertas de bonos por resultados.

Entre otras ….

Tienen en comun estas personas que pasan gran parte de su tiempo donde el jefe quejandose de sus compañeros por todos los motivos imaginables, tambien se registran gran numero de llamadas personales en sus equipos y registran tiempos considerables navegando en internet y usando chats o mensajeria instantanea.

Una primera conclusión de acuerdo a esto es que tienen tiempos libres en los cuales buscan actividades a realizar.

Indagando más a fondo encontramos que comienzan a colisionar unos con otros en su espacio de trabajo por más que no necesitan tener un trabajo en equipo que necesiten al otro. Se presentan problemas por relaciones interpersonales, problemas economicos cuando se prestan dinero unos a otros, intercambian parejas, se venden cosas, juegan cartas y apuestan.

Cuando se presentan estos grupos con excesos de tiempos estamos enfrente de un problema de clima organizacional el cual se ve alterado por las actividades que se dan en este tiempo. Si tenemos a este personal ocupado haciendo su trabajo nos ahorramos tiempo escuchando sus historias o resolviendo problemas ajenos. La otra opción es tener el personal necesario para la labor que necesitamos se ejecute.

Jack Welch en su libro Winning habla de los Valores:

“Un valor que tenia el Banco Número Uno era: “Luchamos por prestar servicios a un coste muy bajo a través de operaciones valiosas y eficaces”. Algunas de las pautas prescritas eran las siguientes:

• Menos es más
• Eliminar la burocracia
• Reducir los desperdicios sin descanso
• Las operaciones deben ser rápidas y sencillas
• Valorar el tiempo de los demas.
• Invertir en infraestructuras
• Nosotros somos los que debemos conocer mejor nuestro negocio. No necesitamos asesores para que nos digan qué tenemos que hacer.”

“Con el dinero sucede lo mismo que con el papel higiénico; cuando se necesita, se necesita urgentemente.”

Upton Sinclair

“Nunca emprenderíamos nada si quisiéramos asegurar por anticipado el éxito de nuestra empresa.”

Napoleón Bonaparte

Un día caminaba por el campo, cuando vi a un hombre bastante anciano, que estaba cavando un pozo. Intrigado, me acerqué a él para preguntarle qué estaba haciendo. “A mí siempre me gustaron las nueces”, me contestó. “Hoy llegaron a mis manos las nueces más exquisitas que probé en mi vida, así que decidí plantar una de ellas”.

Me entristecí al pensar que ese pobre hombre, a tan avanzada edad, jamás llegaría a probar una de esas nueces. “Disculpe, amigo”, le dije. “Para que un nogal dé frutos deben pasar muchísimos años, y dada su edad, es muy probable que cuando este arbolito de sus primeras nueces, usted ya haya muerto hace mucho. ¿No ha pensado que tal vez sería más provechoso para usted sembrar tomates, o melones o sandías, que le darán frutos que usted sí podrá saborear?”.

El hombre me miró un instante en silencio, durante el cual, no supe si sentirme muy sagaz por mi observación o muy estúpido. Tras unos segundos que me parecieron horas, finalmente me contestó: “Toda mi vida me deleité saboreando nueces, cosechadas de árboles cuyos sembradores probablemente jamás llegaron a probar. Cuando de nueces se trata, no le corresponde a quien siembra el ver los frutos. Por eso, como yo pude comer nueces gracias a personas generosas que pensaron en mí al plantarlas, yo también planto hoy mi nogal, sin preocuparme de si veré o no sus frutos. Sé que estas nueces no serán para mí, pero tal vez tus hijos o mis nietos las saborearán algún día.”

Y entonces me sentí muy pequeñito y egoísta por pensar sólo en mí. Desde ese día, me dediqué a plantar nogales.

Autor: anonimo

Tomado de www.tecuento.com

“El camino hacía la riqueza depende fundamentalmente de dos palabras: trabajo y ahorro.”

Benjamin Franklin

Luego de hablar sobre “Manejo del tiempo: factor que limita su exito” la semana pasada. Traemos tres pasos importantes para aprovechar este recurso escaso.

1. Registrar el tiempo

2. Gestionar el tiempo

3. Consolidar el tiempo

Tenga muy presente que la planificación de actividades o tareas es una tarea aprendida y que estas ya sabemos cuales son. Nuestro problema ahora es asignar tiempos a estas actividades para medir la eficacia de la gestión. Planificamos nuestro tiempo. 

Registrar el tiempo

Lo que no se mide no cuenta decia un viejo sabio. El primer paso para una acción eficaz es registrar el empleo real del tiempo. Una buena planificación del trabajo abarca un período de tres a cuatro semanas. Transcurrido este tiempo, se replantea y analiza lo ocurrido y se vuelve a diseñar. No se sienta mal por borrar y comenzar de nuevo, hagalo si ni siquiera se preocupa por planificar el manejo del tiempo.

Una forma de registrar el tiempo es creando un diario de trabajo para registrar el tiempo por actividades y asi poder saber cómo lo estamos distribuyendo. Debe establecer una disciplina para revisar frecuentemente su diario del tiempo e irlo actualizando con los tiempos reales contra planeados.  Este diario puede ser una agenda que le lleve su secretario, una hoja de excel que pueda pasar a su PDA (agenda digital) o un programador diario de actividades de esos que se colocan sobre el escritorio de trabajo.

Eliminar la pérdida de tiempo

En primer lugar, deben identificarse y borrarse las actividades que no se han de realizar bajo ningún concepto

Nadie se va a dar cuenta que esta borrandolas, asegurese que actividades son una perdida de tiempo, comience por aquellas tareas que ha adoptado como suyas y que evidentemente no lo son. Esto ocurre cuando hacemos un favor y este queda matriculado de por vida para que lo hagamos.

Revisando cada actividad de su plan preguntese: ¿Qué pasaria si no hago esta tarea?

No le de miedo! si se le va la mano, pronto se lo diran. Es automatico.

Delegue actividades

Delegue en otros lo que no es necesario que haga personalmente. Esto no se ve mal ni es pereza. Simplemente esta distribuyendo actividades secundarias que otras personas podrian hacer mejor que usted. Hay tareas realmente importantes que sin el tiempo adecuado no podria atender, esta es la justificación principal para delegar y no llenarse de factores distractores de una buena gestión.

Delegue a los sistemas de computo todo lo que se pueda. Aproveche al maximo las maquinas conociendolas y sabiendo que pueden hacer por usted. Lance ideas sobre nuevos desarrollos de software al departamento de tecnologia que para eso les pagan. La tecnologia le puede ayudar a revisar que las tareas delegadas se esten ejecutando y no en el olvido. Algo así como un manejador de proyectos o los difundidos sistemas de manejo de relaciones con clientes que pueden adaptarse a su entorno.

No hay que intentar ser un experto en un tema que no se domina, cada uno debe trabajar en sus puntos fuertes y buscar personas honestas que realicen el resto de las tareas necesarias. Drucker,2004

Hacer perder el tiempo a los demás

Es una sensación que siempre esta en el aire y debemos pensar y planificar muy bien cuando convocamos reuniones con otras personas para evitar hacerles perder el tiempo.

En las reuniones se debe llevar un orden y moderar para que no se salgan de los temas a tratar.

Tambien podemos hacer perder el tiempo a los demás cuando llegamos tarde a una reunión o cuando suministramos información erronea o deficiente acerca de una solicitud.

Borre todas estas actividades que no sean relevantes para los demas y un buen ejercicio es pedir una retroalimentación de las actividades grupales para volverlas eficientes y muy productivas para todos.

Elimine las actividades que sean el resultado de una mala gestión del pasado

Generalmente son crisis recurrentes que atacamos en todos los circulos de calidad y que dia a dia se repiten. Una crisis que se presenta una segunda vez es una crisis que no se debe presentar jamás!. Una crisis recurrente debe preverse y por lo tanto evitarse o estar preparados para esta. De las experiencias pasadas se levanta un informe o análisis del caso en el cual se examina todo lo ocurrido y se presenta a los colaboradores con el fin de instruirlos y evitar que caigan en los mismos errores. Esto se presenta a fin de año con los inventarios, en el futbol, el amor etc.

Para estas crisis recurrentes redacte un plan de acción que tenga como base el análisis del suceso y asigne la aplicación de este a la persona adecuada en la organización. Hagale seguimiento periodicamente y tengalo a la mano para los nuevos integrantes del equipo.

“El dinero es mejor que la pobreza, aun cuando sólo sea por razones financieras.”

Woody Allen